Прежде, чем приступить к работе с приложением, необходимо выполнить комплекс работ по подготовке приложения к работе. В приложении Табельный учет к таким работам относится следующее:
Подготовка календарных справочников
Начальная настройка приложения
Настройка основных справочников
Подготовка календарных справочников
Перед началом работ в приложении необходимо сформировать календарные справочники, которые описаны в данном приложении Справочники приложения \ Календарные периоды для календарного года, в котором предполагается начать вести табельный учет. Они могут использоваться в разных подсистемах, в частности, и в этом приложении.
Ввод календарных периодов
Справочник календарных периодов обеспечивает идентификацию учетных периодов и календарных лет, в которых ведется табельный учет. Справочник создается по календарным годам.
Для того, чтобы создать очередной календарный год, а в рамках этого года совокупность учетных периодов, необходимо:
Войти в режим работы с календарными периодами Справочники приложения \ Календарные периоды.
Нажать на кнопку «Создать год» в нижней части формы.
После этого будет создан очередной календарный год со всеми учетными периодами.
Примечание
Первый календарный год создается автоматически при создании рабочей базы данных и совпадает с первым учетным периодом в системе.
Ввод праздников
Необходимо, при необходимости, внести изменения в набор государственных праздников, приведенных в справочнике Справочники приложения \ Справочник праздников. При поставке программы список праздников уже сформирован разработчиком программы и, как правило, не нуждается в изменении. Ввод и модификация записей производится по общим правилам работы со списками.
Начальная настройка приложения
Начальная настройка приложения выполняется в режиме Настройка, сервис \ Настройка приложения. Для этого нужно выбрать данный пункт меню и заполнять поля формы.
Связь с приложением «Кадры». Признак связи должен быть установлен, поскольку в текущей версии кадровые данные извлекаются из подсистемы Кадры.
Связь с приложением «Заработная плата». Признак устанавливается, если данные табельного учета будут передаваться в подсистему Заработная плата.
Начало ведения табельного учета. Указать учетный период, с которого будет вестись табельный учет. Если установлена связь с подсистемой Заработная плата, дата начала табельного учета не должна быть позже расчетного периода в зарплате.
Текущий период табельного учета. Информационное поле, не вводится. Показывает учетный период, в котором ведется табельный учет.
Время начала работы по умолчанию. Установленное на предприятии время начала работы. Значение используется по умолчанию и может быть изменено.
Время окончания работы по умолчанию. Установленное на предприятии время окончания работы. Значение используется по умолчанию и может быть изменено.
Продолжительность работы. Поле показывает продолжительность работы при заданном начале, окончания работы и времени обеденного перерыва. Не корректируется.
Время начала обеденного перерыва. Установленное на предприятии время начала перерыва. Значение используется по умолчанию и может быть изменено.
Продолжительность обеденного перерыва. Поле показывает продолжительность обеденного перерыва. Значение используется по умолчанию и может быть изменено.
Базовый график рабочего времени. Код графика рабочего времени, который соответствует стандартному графику (поденный график с 5 рабочими днями и 2 выходными, продолжительностью рабочего времени 8 часов) и 40-часовой рабочей неделей. По этому графику устанавливается норма рабочего времени. Ввод не обязательный.
Настройка основных справочников
Для работы в подсистеме табельного учета предварительно должны быть настроены следующие справочники:
Графики рабочего времени
Коды колонок табеля
Это основные классификаторы приложения и подготовке этих классификаторов должно быть уделено самое пристальное внимание.
Ввод графика рабочего времени
График рабочего времени задает нормальную последовательность рабочих и выходных дней, продолжительность рабочего времени и рабочие смены. На предприятии может быть любое число графиков. Для ввода графика рабочего времени необходимо выполнить следующие действия
Войти в режим работы с графиками Справочники приложения \ Графики рабочего времени.
Нажать на кнопку создания записи F4 и заполнить реквизиты открывшейся формы.
Карточка ввода графика рабочего времени имеет довольно сложный вид и состоит из нескольких закладок. Ввод данных начинается с первой закладки, но если график сменный, то сначала нужно сформировать набор смен по данному графику
Закладка «Общее»
Код графика. Ввести уникальный код графика. Ввод обязательный.
Сменный. Признак сменного графика. Если установлен, то график относится к сменным и должны быть описаны более, чем одна смена. По умолчанию признак не установлен.
Не действует. Признак блокировки использования этого графика. По умолчанию признак не установлен.
Название. Произвольное название графика. Ввод не обязательный.
Примечание. Произвольное примечание, описание графика. Ввод не обязательный.
Учет времени. Способ учета рабочего времени по данного графику. Выбирается из двух вариантов: «Поденный» и «Суммированный». По умолчанию – поденный способ учета.
Часов в неделю. Нормативное количество рабочих часов в неделю. Указывается при поденному учете и по умолчанию равно 40 часам. При суммированном учете вместо этого параметра вводится учетный период и базовый график.
Учетный период. Поле вводится только при суммированном учете. Можно выбрать «Месяц» (по умолчанию), «Квартал», «Полугодие», «Год»). В текущей версии поддерживается только «Месяц».
Базовый график. Указывается базовый график (для определения нормы времени) для этого графика.
Далее вводятся набор признаков, которые характеризуют поведение графика рабочего времени.
Работа в субботу. Признак рабочего времени по субботам. По умолчанию признак не установлен, т.е. субботы – выходные дни.
Работа в воскресение. Признак рабочего времени по воскресениям. По умолчанию признак не установлен, т.е. воскресения – выходные дни.
Работа в праздник. Признак рабочего времени в праздничные дни. По умолчанию признак не установлен, т.е. праздники – выходные дни.
Перенос выходных. Признак переноса выходных, на которые выпадают праздничные дни. По умолчанию признак установлен, то выходные дни переносятся.
Сокращать предпраздничные дни. Признак сокращения предпраздничных дней. По умолчанию признак установлен, т.е. продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни уменьшается.
Сокращать предпраздничные дни на. Указывается количество часов, на которые сокращается предпраздничные дни. По умолчанию – на 1 час. Параметр вводится, если предпраздничные дни сокращаются.
Дней в цикле. Количество дней в рабочем цикле. После окончания одного цикла начинается следующий цикл, которые устроен также, как и предыдущий. При поденном учете цикл всегда равен неделе (7 дней), а при суммированном учете может иметь любую другую продолжительность. Параметр вводится только при суммированном учете.
Дата начала отсчета графика. Указывается дата, с которой рассчитывается цикл графика. При поденном учете дата не вводится, поскольку там цикл всегда соответствует календарной неделе. При суммированном учете важно, когда начинается график, поскольку он не совпадает (может не совпадать) с календарными периодами.
По результатам настройки программа формирует таблицу рабочих и выходных дней для данного графика. При поденном учете таблица создается автоматически с циклом 7 дней, а суммированном учете таблица должны быть введена вручную. Для каждого дня цикла должна быть введена следующая информация.
День. Номер дня в цикле. Нумерация формируется автоматически в соответствии с заданным циклом графика.
Смена. Номер рабочей смены. Если график сменный, то указывается номер рабочей смены (из настройки на закладке «Вариант»), если график не сменный, то в колонке всегда указана первая смена. В выходные дни смена не указывается. Ввод не обязательный (для выходных).
Рабочее время. Продолжительность рабочего времени в этот день цикла. По умолчанию время устанавливается из настройки смен, но может быть изменено. Если рабочее время равно 0, то это выходной день и показывается красным цветом.
Рабочее время в дневное и ночное рабочее время. В следующих четырех колонках указывается продолжительность рабочего времени в дневное (ночное) время. Кроме того, указывается и код табеля для этого времени. Данные устанавливаются автоматически в соответствии с настройкой вариантов, но могут изменяться руками.
Закладка «Варианты»
На закладке вводится информация о рабочих сменах для этого графика. Если график не сменный, то смена только одна. Ее характеристики по умолчанию устанавливаются из начальной настройки, но могут быть изменены. Для сменных графиков данные вводятся по каждой смене. Для этого нужно перейти на закладку «Варианты» инажать кнопку создания записи. В открывшейся форме вводятся следующие показатели.
Номер смены. Формируется автоматически как номер по порядку.
Название смены. Произвольное название смены.
Начало от… до…. Время начала и окончания рабочей смены. Обратить внимание, что в поле вводится в часах и минутах, а не долях часа.
Перерыв от…. Время начала перерыва в часах и минутах.
Продолжительность перерыва. Вводится продолжительность перерыва в часах и минутах, а не время окончания!
Смещение. Смещение этой рабочей смены в сутках по отношению к первой смене (см. документацию).
Рабочее время всего. Вычисленная продолжительность рабочего времени с учетом времени начала, окончания рабочей смены и перерыва на обед.
Дневное (ночное) время. Продолжительность дневного (ночного) времени в зависимости от параметров смены. Вычисляется автоматически.
Код колонки дневного (ночного) времени. Ввести коды использования рабочего времени в дневное и ночное время суток. Вводится по справочнику кодов колонок табеля. В большинстве случаев необходимо указать коды «Я» и «Н» - продолжительность работы в дневное (ночное) время.
Закладка «Итоги»
Информация на закладке, в основном, предназначена для информационных целей. Здесь показывается продолжительность работы по графику и для каждой сменыпо месяцам, кварталам и в целом за год. Итоги можно посмотреть за любой год, в котором существует график. Предусмотрен просмотр данных по месяцу в форме календаря (по кнопку Alt-C), а также изменение продолжительности рабочего времени за конкретную дату (кнопка Alt-D). Эта правка будет распространяться на всех сотрудников, которые работают по этому графику. .
Ввод кодов колонок табеля
Для указания видов использования рабочего времени используются условные буквенные коды. Стандартный набор кодов определен в форме «Табель рабочего времени», однако организация имеет право изменять коды и вводить новые коды.
В системе БЭСТ разработан специальный справочник кодов колонок табеля, в котором содержатся не только сами коды, но и ряд дополнительных характеристик, которые упрощают ведение табельного учета. Для ввода и корректировки записей в справочник необходимо выполнить следующие действия
Войти в режим работы с графиками Справочники приложения \ Коды колонок табеля.
Нажать на кнопку создания записи F4 и заполнить реквизиты открывшейся формы.
Код. Пользовательский код колонки. Ввод обязательный. Желательно использование унифицированных кодов.
Системная. Признак системной записи. При наличии этого признака ограничена модификация некоторых полей записи. Поле не вводится.
Наименование. Произвольное наименование кода колонки табеля.
Код цифровой. Унифицированный цифровой код колонки (любой уникальный код).
Код буквенный для униф.формы. Унифицированный буквенный код колонки (как в унифицированной форме табеля).
Группа. Группа видов использования рабочего времени. Выбрать из справочника. Ввод обязательный.
Колонка табеля в «Зарплата». Код данной колонки в подсистеме «Заработная плата». Поскольку зарплата может функционировать самостоятельно, то возможны и расхождения в кодировке данных. Эта настройка устраняется расхождения.
Входимость в фонд рабочего времени. Признак входимости в фонд рабочего времени. Если признак установлен, то рабочее время, отмеченное этим кодом, в ходит в фонд рабочего времени.
Входимость в среднесписочную. Признак входимости в среднесписочную численность. Если признак установлен, то рабочее время, отмеченное этим кодом, в ходит в среднесписочную численность.
Способ ввода кода начисления. Позволяет выбрать способ ввода вида начислений (из этого справочника, из приказа (например, на прием или перевод) или вид оплаты не вводится).
Контролировать заполнения вида оплаты. Если признак установлен, то для данного кода колонки табеля код вида оплаты вводится обязательно.
Учет продолжительности. Единица измерения продолжительности (в рабочих или календарных днях). Ввод обязательный.
Учет рабочего времени. Единица измерения рабочего времени ( в часах, в днях, в днях и часах). Ввод обязательный.
Работа с табелями
Общие положения
Основным содержанием табельного учета является организация учета использования рабочего времени сотрудниками организации. Главным инструментом для этого являются табели рабочего времени. Табели составляются ответственными лицами по подразделению для каждого учетного периода, - календарного месяца. Цикл табельного учета состоит в следующем.
Устанавливается период (учетный период равный календарному месяцу), в котором будет вестись табельный учет. В рамках учетного периода для каждого подразделения создается табель рабочего времени. В табель включаются все сотрудники подразделения. Затем ведется учет рабочего времени посредством ввода кодов колонок табеля за каждый день учетного периода. В некоторых случаях может быть указана продолжительность рабочего времени, а также рабочая смена. По окончании учетного периода вычисляет суммарное рабочее время по каждому виду и формируется суммированный табель. Суммированный табель и является основой для расчета начислений. Табель подразделения закрывается и передается в обработку для расчетов по оплате труда. После того, как все табели подразделений обработаны и переданы в подсистему расчета заработной платы, учетный период закрывается и начинается новый цикл.
Управление периодами
Обязательным элементом работы в подсистеме Табельный учет является управление периодами. Учетные периоды создаются в режиме Справочники приложения \ Календарные периоды. Управление периодами осуществляется в режиме Настройка, сервис \ Управление периодами.
Первоначально все учетные периоды открыты для использования. Устанавливается текущий учетный период, в котором и ведется табельный учет. Текущий период определяется автоматически как первый открытый период после закрытых периода. Если закрытых периодов нет, то текущим периодом является первый учетный период. В текущем периоде ведется табельный учет. После того, как все табели подразделений переведены в статус «Исполнен», если связи с подсистемой «Заработная плата нет», или статус «Передан в зарплату», если связь установлена, текущий период должен быть закрыт.
Для закрытия периода пользователь должен выполнить операцию «Закрыть период», которая связана с кнопкой «Операции» в нижней части формы. При этом значок зеленого цвета для этого периода становится красным. После закрытия периода в режиме работы с табелями устанавливается в качестве текущего следующий учетный период.
Если по каким-либо причинам нужно вернуться к предыдущему периоду, то необходимо выполнить команду «Откат периода», также связанную с кнопкой «Операции» в нижней части формы. При этом красный значок этого периода становится зеленым. Если связи с подсистемой «Заработная плата» нет, то откат периода можно сделать на любое количество шагов в пределах периода ведения табельного учета. При наличии связи текущий период табельного учета не может быть меньше расчетного периода в подсистеме расчетов по оплате труда.
Создание табелей подразделений
Табели подразделений создаются только для текущего учетного периода. Для создания табеля (или нескольких табелей) необходимо сделать следующее.
Войти в режим работы с табелями Табели рабочего времени.
Нажать на кнопку создания записи F4. При этом откроется форма выбора подразделений, для которых будет создаваться табель.
Отметить нужное подразделение (отметка ставится с помощью мыши в первой колонке). Можно выбрать одно подразделение, несколько подразделений или все подразделения. В последнем случае нужно обратиться к команде «Отметить все» кнопки «Операции». Там же можно снять какие-то отметкиили снять их все.
После нажать кнопки «Выбор» программа последовательно создаст табели по всем отобранным подразделениям.Соответствующие записи появятся в реестре табелей подразделений за данный период.
В момент создания табеля подразделения выполняется комплекс действий по начальному вводу в табель данных. Эти действия включают следующее.
Программа определяет список сотрудников, не уволенных на момент начала учетного периода и включает их в табель (создаются строки табеля).
Просматривает приказы на прием и перевод и включает в табель сотрудников, принятых после начала действия табеля, по которым уже есть исполненные приказы.
Для всех сотрудников производится расчет графиков рабочего времени, по которым они работали в подразделении в течении учетного периода и проставляет в табеле плановые рабочие и выходные дни, продолжительность рабочего времени, рабочие смены. Если работа должна производиться в дневное и ночное время, то указывается продолжительность работы для каждого вида времени.
Просматривает имеющиеся на этот момент приказы на отпуск, командировки, а также листы нетрудоспособности, касающиеся учетного периода и проставляет в табеле отметки по каждому виду использования рабочего времени.
В результате всех этих действий формируется предварительно заполненный табель рабочего времени, в котором учтены все имеющиеся на этот момент отклонения от плановых графиков. Далее этот табель используется для ведения учета в течении текущего учетного периода.
Созданный таким образом табель получает статус «Проект», он доступен для модификации, может быть свободно удален и вновь создан пользователем программы.
Ведение учета рабочего времени
Содержанием учетных операций в табеле рабочего времени является ввод данных об отклонениях от первоначального заполнения табеля. Отклонения могут вноситься следующим образом:
При вводе кадровых документов. Отклонения проставляются автоматически после ввода документа.
Прямой корректировкой ячейки табеля. Отклонения проставляются вручную.
Вводом отклонения на дату. Отклонения проставляются вручную.
Ввод кадровых документов
При вводе новых документов кадрового учета, которые влияют на работу сотрудника (или сотрудников) в текущем периоде автоматически вносятся изменения и в соответствующие табели рабочего времени сотрудников. Сами документы вводятся в подсистеме кадрового учета. Необходимо сделать следующее:
Ввести в кадровой подсистеме приказ по персоналу
Перевести приказ в статус «Исполнен» или «В зарплате»
Открыть корректируемый табель рабочего времени
После этого программа сообщит о новых приказах и модифицирует табель в соответствии с этими приказа. В частности, если в подразделение были приняты новые работники, будут созданы строки табеля по каждому новому работнику.
Дата приказа обязательно должна соответствовать учетному периоду, а фактические даты действия приказа могут касаться как текущего периода, так и прошлых (будущих) периодов.
В тех случаях, когда период действия документа захватывает прошлые учетные периоды, по котором есть закрытые табели рабочего времени, программа производит автоматическое сторнирование информации табеля соответствующего периода и вводит записи в соответствии с введенным документом. Все изменения записываются только в текущем табеле, табели прошлых периодов при этом не изменяются. Например, в текущем периоде введен лист нетрудоспособности, по которому с 20 по 22 число прошлого месяца сотрудник не работал по болезни. По графику рабочего времени дни рабочие. В этом случае три рабочих дня будут вычтены (сторнированы), а вместо них сделана запись о болезни. Отметки делаются не в суммированном табеле сотрудника.
Если документ касается будущих периодов, то система будет проставлять отметки об этом документе в табелях соответствующих периодов по мере их создания.
Прямая корректировка табеля
Если необходимо заменить код табеля в какой-то ячейке на другой код, то для этого нужно установить курсор в соответствующую ячейку и нажать клавишу Enter (или кликнуть мышью). Программа откроет справочник кодов колонок табеля в котором пользователь может выбрать иное значение.
Этот прием используется в тех случаях, когда один код нужно заменить на другой код. Например, вместо кода рабочего времени «Я» необходимо ввести код «ПК» - Повышение квалификации с отрывом от работы. Если на эту дату было введено несколько кодов рабочего времени, то все они будут заменены на одно новое значение. При удалении табеля и создании его снова эти изменения не сохраняются.
Ввод отклонения на дату
Если необходимо ввести отклонения в существующем табеле, то для этого нужно сделать следующее
Установить курсор в соответствующую ячейку и нажать комбинацию клавиш Ctrl-Enter.
В открывшейся форме изменить строку для существующего кода рабочего времени или добавить новую строку
Этим способом можно ввести несколько кодов рабочего времени на одну дату, изменить смену или рабочее время, а также просто заменить один код на другой. При удалении табеля и создании его снова эти изменения не сохраняются.
Ограничения корректировки табеля
При корректировках табеля любым из описанных способов имеются определенные ограничения
Запрещается вводить какие-либо данные в интервале, когда сотрудник не работал в подразделении.
Не рекомендуются (а иногда и запрещается) изменять коды рабочего времени, которые были введены приказами на отпуск, командировку или листами нетрудоспособности. Это может нарушить бизнес-логику системы.
Суммированный табель
На основании поденного табеля программа выполняет автоматический расчет суммированного табеля. Суммированный табель сотрудника создается на учетный период в разрезе кодов использования рабочего времени путем суммирования подневных данных при одинаковых условиях. Например, если сотрудник 20, 21и 22 числа текущего месяца был в отпуске, то в поденном табеле за эти числа будет проставлены дни отпуска, а в суммированном табеле будет создана одна запись об отпуске на три календарных дня.
В суммированном табеле показывается учетный период, к которому относится запись, код колонки табеля, продолжительность в сутках и/или часах, код графика рабочего времени, в рамках которого зафиксирован этот вид использования рабочего времени, нормо-время для этого графика, код вида начисления и группа рабочего времени.
Корректировки табеля
В программе имеются возможности коррекции данных суммированного табеля. Такая необходимость, хотя и в редких случаях, но все-таки возникает. Для этих целей применяются команды на создание, изменение или удаление записей в таблице (суммированном табеле). При вводе и корректировки необходимо заполнить форму следующего вида.
Часть полей формы (табельный номер, фамилия сотрудника, текущий и фактический периоды) приводятся для информации и коррекции не подлежат. Для ввода данных открыты следующие поля:
Код в табеле. Код колонки табеля, который вводится по справочнику кодов. Наличие кода обязательно.
Продолжительность. Продолжительность события с указанным кодом табеля в сутках и/или в часах.
Код начисления. Код вида начисления. Вводится по справочнику при условии совместного использования с подсистемой «Заработная плата».
График работы. Код графика рабочего времени по справочнику. Поле вводится для кодов табеля, относящихся к группе «Рабочее время».
Вариант графика. Номер рабочей смены. Поле не вводится.
Нормо-время. Нормативное время для графика рабочего времени в сутках и часах. Поля вводятся, если указан код табеля, относящийся к группе «Рабочее время».
Измененные и вновь введенные строки суммированного графика сотрудника выделяются цветом.
Обратим внимание, что прямая корректировка суммированного графика при наличии поденного графика крайне не желательна. В этом случае возможны нарушения бизнес-логики в работе программы.
Корректировка прошлых периодов
Корректировка табелей прошлых периодов производится с помощью кадровых документов, которые относятся к текущему периоду, но влияют на прошлые периоды. При вводе таких документов программа автоматически сторнирует данные в табеле прошлого периода и вводит корректирующую запись. Все изменения вносятся в суммированный табель текущего периода.
