Основным содержанием табельного учета является организация учета использования рабочего времени сотрудниками организации. Главным инструментом для этого являются табели рабочего времени. Табели составляются ответственными лицами по подразделению для каждого учетного периода, - календарного месяца. Цикл табельного учета состоит в следующем.
Устанавливается период (учетный период равный календарному месяцу), в котором будет вестись табельный учет. В рамках учетного периода для каждого подразделения создается табель рабочего времени. В табель включаются все сотрудники подразделения. Затем ведется учет рабочего времени посредством ввода кодов колонок табеля за каждый день учетного периода. В некоторых случаях может быть указана продолжительность рабочего времени, а также рабочая смена. По окончании учетного периода вычисляет суммарное рабочее время по каждому виду и формируется суммированный табель. Суммированный табель и является основой для расчета начислений. Табель подразделения закрывается и передается в обработку для расчетов по оплате труда. После того, как все табели подразделений обработаны и переданы в подсистему расчета заработной платы, учетный период закрывается и начинается новый цикл.
Управление периодами
Обязательным элементом работы в подсистеме Табельный учет является управление периодами. Учетные периоды создаются в режиме Справочники приложения \ Календарные периоды. Управление периодами осуществляется в режиме Настройка, сервис \ Управление периодами.
Первоначально все учетные периоды открыты для использования. Устанавливается текущий учетный период, в котором и ведется табельный учет. Текущий период определяется автоматически как первый открытый период после закрытых периода. Если закрытых периодов нет, то текущим периодом является первый учетный период. В текущем периоде ведется табельный учет. После того, как все табели подразделений переведены в статус «Исполнен», если связи с подсистемой «Заработная плата нет», или статус «Передан в зарплату», если связь установлена, текущий период должен быть закрыт.
Для закрытия периода пользователь должен выполнить операцию «Закрыть период», которая связана с кнопкой «Операции» в нижней части формы. При этом значок зеленого цвета для этого периода становится красным. После закрытия периода в режиме работы с табелями устанавливается в качестве текущего следующий учетный период.
Если по каким-либо причинам нужно вернуться к предыдущему периоду, то необходимо выполнить команду «Откат периода», также связанную с кнопкой «Операции» в нижней части формы. При этом красный значок этого периода становится зеленым. Если связи с подсистемой «Заработная плата» нет, то откат периода можно сделать на любое количество шагов в пределах периода ведения табельного учета. При наличии связи текущий период табельного учета не может быть меньше расчетного периода в подсистеме расчетов по оплате труда.
Создание табелей подразделений
Табели подразделений создаются только для текущего учетного периода. Для создания табеля (или нескольких табелей) необходимо сделать следующее.
Войти в режим работы с табелями Табели рабочего времени.
Нажать на кнопку создания записи F4. При этом откроется форма выбора подразделений, для которых будет создаваться табель.
Отметить нужное подразделение (отметка ставится с помощью мыши в первой колонке). Можно выбрать одно подразделение, несколько подразделений или все подразделения. В последнем случае нужно обратиться к команде «Отметить все» кнопки «Операции». Там же можно снять какие-то отметкиили снять их все.
После нажать кнопки «Выбор» программа последовательно создаст табели по всем отобранным подразделениям.Соответствующие записи появятся в реестре табелей подразделений за данный период.
В момент создания табеля подразделения выполняется комплекс действий по начальному вводу в табель данных. Эти действия включают следующее.
Программа определяет список сотрудников, не уволенных на момент начала учетного периода и включает их в табель (создаются строки табеля).
Просматривает приказы на прием и перевод и включает в табель сотрудников, принятых после начала действия табеля, по которым уже есть исполненные приказы.
Для всех сотрудников производится расчет графиков рабочего времени, по которым они работали в подразделении в течении учетного периода и проставляет в табеле плановые рабочие и выходные дни, продолжительность рабочего времени, рабочие смены. Если работа должна производиться в дневное и ночное время, то указывается продолжительность работы для каждого вида времени.
Просматривает имеющиеся на этот момент приказы на отпуск, командировки, а также листы нетрудоспособности, касающиеся учетного периода и проставляет в табеле отметки по каждому виду использования рабочего времени.
В результате всех этих действий формируется предварительно заполненный табель рабочего времени, в котором учтены все имеющиеся на этот момент отклонения от плановых графиков. Далее этот табель используется для ведения учета в течении текущего учетного периода.
Созданный таким образом табель получает статус «Проект», он доступен для модификации, может быть свободно удален и вновь создан пользователем программы.
Ведение учета рабочего времени
Содержанием учетных операций в табеле рабочего времени является ввод данных об отклонениях от первоначального заполнения табеля. Отклонения могут вноситься следующим образом:
При вводе кадровых документов. Отклонения проставляются автоматически после ввода документа.
Прямой корректировкой ячейки табеля. Отклонения проставляются вручную.
Вводом отклонения на дату. Отклонения проставляются вручную.
Ввод кадровых документов
При вводе новых документов кадрового учета, которые влияют на работу сотрудника (или сотрудников) в текущем периоде автоматически вносятся изменения и в соответствующие табели рабочего времени сотрудников. Сами документы вводятся в подсистеме кадрового учета. Необходимо сделать следующее:
Ввести в кадровой подсистеме приказ по персоналу
Перевести приказ в статус «Исполнен» или «В зарплате»
Открыть корректируемый табель рабочего времени
После этого программа сообщит о новых приказах и модифицирует табель в соответствии с этими приказа. В частности, если в подразделение были приняты новые работники, будут созданы строки табеля по каждому новому работнику.
Дата приказа обязательно должна соответствовать учетному периоду, а фактические даты действия приказа могут касаться как текущего периода, так и прошлых (будущих) периодов.
В тех случаях, когда период действия документа захватывает прошлые учетные периоды, по котором есть закрытые табели рабочего времени, программа производит автоматическое сторнирование информации табеля соответствующего периода и вводит записи в соответствии с введенным документом. Все изменения записываются только в текущем табеле, табели прошлых периодов при этом не изменяются. Например, в текущем периоде введен лист нетрудоспособности, по которому с 20 по 22 число прошлого месяца сотрудник не работал по болезни. По графику рабочего времени дни рабочие. В этом случае три рабочих дня будут вычтены (сторнированы), а вместо них сделана запись о болезни. Отметки делаются не в суммированном табеле сотрудника.
Если документ касается будущих периодов, то система будет проставлять отметки об этом документе в табелях соответствующих периодов по мере их создания.
Прямая корректировка табеля
Если необходимо заменить код табеля в какой-то ячейке на другой код, то для этого нужно установить курсор в соответствующую ячейку и нажать клавишу Enter (или кликнуть мышью). Программа откроет справочник кодов колонок табеля в котором пользователь может выбрать иное значение.
Этот прием используется в тех случаях, когда один код нужно заменить на другой код. Например, вместо кода рабочего времени «Я» необходимо ввести код «ПК» - Повышение квалификации с отрывом от работы. Если на эту дату было введено несколько кодов рабочего времени, то все они будут заменены на одно новое значение. При удалении табеля и создании его снова эти изменения не сохраняются.
Ввод отклонения на дату
Если необходимо ввести отклонения в существующем табеле, то для этого нужно сделать следующее
Установить курсор в соответствующую ячейку и нажать комбинацию клавиш Ctrl-Enter.
В открывшейся форме изменить строку для существующего кода рабочего времени или добавить новую строку
Этим способом можно ввести несколько кодов рабочего времени на одну дату, изменить смену или рабочее время, а также просто заменить один код на другой. При удалении табеля и создании его снова эти изменения не сохраняются.
Ограничения корректировки табеля
При корректировках табеля любым из описанных способов имеются определенные ограничения
Запрещается вводить какие-либо данные в интервале, когда сотрудник не работал в подразделении.
Не рекомендуются (а иногда и запрещается) изменять коды рабочего времени, которые были введены приказами на отпуск, командировку или листами нетрудоспособности. Это может нарушить бизнес-логику системы.
Суммированный табель
На основании поденного табеля программа выполняет автоматический расчет суммированного табеля. Суммированный табель сотрудника создается на учетный период в разрезе кодов использования рабочего времени путем суммирования подневных данных при одинаковых условиях. Например, если сотрудник 20, 21и 22 числа текущего месяца был в отпуске, то в поденном табеле за эти числа будет проставлены дни отпуска, а в суммированном табеле будет создана одна запись об отпуске на три календарных дня.
В суммированном табеле показывается учетный период, к которому относится запись, код колонки табеля, продолжительность в сутках и/или часах, код графика рабочего времени, в рамках которого зафиксирован этот вид использования рабочего времени, нормо-время для этого графика, код вида начисления и группа рабочего времени.
Корректировки табеля
В программе имеются возможности коррекции данных суммированного табеля. Такая необходимость, хотя и в редких случаях, но все-таки возникает. Для этих целей применяются команды на создание, изменение или удаление записей в таблице (суммированном табеле). При вводе и корректировки необходимо заполнить форму следующего вида.
Часть полей формы (табельный номер, фамилия сотрудника, текущий и фактический периоды) приводятся для информации и коррекции не подлежат. Для ввода данных открыты следующие поля:
Код в табеле. Код колонки табеля, который вводится по справочнику кодов. Наличие кода обязательно.
Продолжительность. Продолжительность события с указанным кодом табеля в сутках и/или в часах.
Код начисления. Код вида начисления. Вводится по справочнику при условии совместного использования с подсистемой «Заработная плата».
График работы. Код графика рабочего времени по справочнику. Поле вводится для кодов табеля, относящихся к группе «Рабочее время».
Вариант графика. Номер рабочей смены. Поле не вводится.
Нормо-время. Нормативное время для графика рабочего времени в сутках и часах. Поля вводятся, если указан код табеля, относящийся к группе «Рабочее время».
Измененные и вновь введенные строки суммированного графика сотрудника выделяются цветом.
Обратим внимание, что прямая корректировка суммированного графика при наличии поденного графика крайне не желательна. В этом случае возможны нарушения бизнес-логики в работе программы.
Корректировка прошлых периодов
Корректировка табелей прошлых периодов производится с помощью кадровых документов, которые относятся к текущему периоду, но влияют на прошлые периоды. При вводе таких документов программа автоматически сторнирует данные в табеле прошлого периода и вводит корректирующую запись. Все изменения вносятся в суммированный табель текущего периода.
