Введение

Прежде, чем приступить к работе с приложением, необходимо выполнить комплекс работ по подготовке приложения к работе. В приложении Табельный учет к таким работам относится следующее:

• Подготовка календарных справочников
• Начальная настройка приложения
• Настройка основных справочников

Подготовка календарных справочников

Перед началом работ в приложении необходимо сформировать календарные справочники, которые описаны в данном приложении Справочники приложения \ Календарные периоды для календарного года, в котором предполагается начать вести табельный учет. Они могут использоваться в разных подсистемах, в частности, и в этом приложении.

Ввод календарных периодов

Справочник календарных периодов обеспечивает идентификацию учетных периодов и календарных лет, в которых ведется табельный учет. Справочник создается по календарным годам. 

 Для того, чтобы создать очередной календарный год, а в рамках этого года совокупность учетных периодов, необходимо:

1. Войти в режим работы с календарными периодами Справочники приложения \ Календарные периоды.
2. Нажать на кнопку «Создать год» в нижней части формы.

После этого будет создан очередной календарный год со всеми учетными периодами.

Примечание

Первый календарный год создается автоматически при создании рабочей базы данных и совпадает с первым учетным периодом в системе.  

Ввод праздников

Необходимо, при необходимости, внести изменения в набор государственных праздников, приведенных в справочнике Справочники приложения \ Справочник праздников. При поставке программы список праздников уже сформирован разработчиком программы и, как правило, не нуждается в изменении. Ввод и модификация записей производится по общим правилам работы со списками. 

Начальная настройка приложения

Начальная настройка приложения выполняется в режиме Настройка, сервис \ Настройка приложения. Для этого нужно выбрать данный пункт меню и заполнять поля формы.

• Связь с приложением «Кадры». Признак связи должен быть установлен, поскольку в текущей версии кадровые данные извлекаются из подсистемы Кадры.
• Связь с приложением «Заработная плата». Признак устанавливается, если данные табельного учета будут передаваться в подсистему Заработная плата.
• Начало ведения табельного учета. Указать учетный период, с которого будет вестись табельный учет.  Если установлена связь с подсистемой Заработная плата, дата начала табельного учета не должна быть позже расчетного периода в зарплате.
• Текущий период табельного учета. Информационное поле, не вводится. Показывает учетный период, в котором ведется табельный учет.
•  Время начала работы по умолчанию. Установленное на предприятии время начала работы. Значение используется по умолчанию и может быть изменено.   
• Время окончания работы по умолчанию. Установленное на предприятии время окончания работы. Значение используется по умолчанию и может быть изменено.   
• Продолжительность работы. Поле показывает продолжительность работы при заданном начале, окончания работы и времени обеденного перерыва. Не корректируется.
• Время начала обеденного перерыва. Установленное на предприятии время начала перерыва. Значение используется по умолчанию и может быть изменено.
• Продолжительность обеденного перерыва. Поле показывает продолжительность обеденного перерыва. Значение используется по умолчанию и может быть изменено.
• Базовый график рабочего времени. Код графика рабочего времени, который соответствует стандартному графику (поденный график с 5 рабочими днями и 2 выходными, продолжительностью рабочего времени 8 часов) и 40-часовой рабочей неделей. По этому графику устанавливается норма рабочего времени. Ввод не обязательный.

Настройка основных справочников

Для работы в подсистеме табельного учета предварительно должны быть настроены следующие справочники:

• Графики рабочего времени
• Коды колонок табеля

Это основные классификаторы приложения и подготовке этих классификаторов должно быть уделено самое пристальное внимание.

Ввод графика рабочего времени

График рабочего времени задает нормальную последовательность рабочих и выходных дней, продолжительность рабочего времени и рабочие смены. На предприятии может быть любое число графиков.  Для ввода графика рабочего времени необходимо выполнить следующие действия

1. Войти в режим работы с графиками Справочники приложения \ Графики рабочего времени.
2. Нажать на кнопку создания записи F4 и заполнить реквизиты открывшейся формы.

Карточка ввода графика рабочего времени имеет довольно сложный вид и состоит из нескольких закладок. Ввод данных начинается с первой закладки, но если график сменный, то сначала нужно сформировать набор смен по данному графику

Закладка «Общее»

• Код графика. Ввести уникальный код графика. Ввод обязательный.
• Сменный. Признак сменного графика. Если установлен, то график относится к сменным и должны быть описаны более, чем одна смена. По умолчанию признак не установлен.
• Не действует. Признак блокировки использования этого графика. По умолчанию признак не установлен.
• Название. Произвольное название графика. Ввод не обязательный.
• Примечание. Произвольное примечание, описание графика. Ввод не обязательный.
• Учет времени. Способ учета рабочего времени по данного графику. Выбирается из двух вариантов: «Поденный» и «Суммированный». По умолчанию – поденный способ учета.
• Часов в неделю. Нормативное количество рабочих часов в неделю. Указывается при поденному учете и по умолчанию равно 40 часам. При суммированном учете вместо этого параметра вводится учетный период и базовый график.
• Учетный период. Поле вводится только при суммированном учете. Можно выбрать «Месяц» (по умолчанию), «Квартал», «Полугодие», «Год»). В текущей версии поддерживается только «Месяц».
• Базовый график. Указывается базовый график (для определения нормы времени) для этого графика.

Далее вводятся набор признаков, которые характеризуют поведение графика рабочего времени.

• Работа в субботу. Признак рабочего времени по субботам. По умолчанию признак не установлен, т.е. субботы – выходные дни.
•  Работа в воскресение. Признак рабочего времени по воскресениям. По умолчанию признак не установлен, т.е. воскресения – выходные дни.
•  Работа в праздник. Признак рабочего времени в праздничные дни. По умолчанию признак не установлен, т.е. праздники – выходные дни.
•  Перенос выходных. Признак переноса выходных, на которые выпадают праздничные дни. По умолчанию признак установлен, то выходные дни переносятся.
• Сокращать предпраздничные дни. Признак сокращения предпраздничных дней. По умолчанию признак установлен, т.е. продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни уменьшается.
• Сокращать предпраздничные дни на. Указывается количество часов, на которые сокращается предпраздничные дни. По умолчанию – на 1 час. Параметр вводится, если предпраздничные дни сокращаются.
•   Дней в цикле. Количество дней в рабочем цикле. После окончания одного цикла начинается следующий цикл, которые устроен также, как и предыдущий. При поденном учете цикл всегда равен неделе (7 дней), а при суммированном учете может иметь любую другую продолжительность. Параметр вводится только при суммированном учете.
•  Дата начала отсчета графика. Указывается дата, с которой рассчитывается цикл графика. При поденном учете дата не вводится, поскольку там цикл всегда соответствует календарной неделе. При суммированном учете важно, когда начинается график, поскольку он не совпадает (может не совпадать) с календарными периодами.   

По результатам настройки программа формирует таблицу рабочих и выходных дней для данного графика. При поденном учете таблица создается автоматически с циклом 7 дней, а суммированном учете таблица должны быть введена вручную. Для каждого дня цикла должна быть введена следующая информация.

•  День. Номер дня в цикле. Нумерация формируется автоматически в соответствии с заданным циклом графика.
• Смена. Номер рабочей смены. Если график сменный, то указывается номер рабочей смены (из настройки на закладке «Вариант»), если график не сменный, то в колонке всегда указана первая смена. В выходные дни смена не указывается. Ввод не обязательный (для выходных).
•  Рабочее время. Продолжительность рабочего времени в этот день цикла. По умолчанию время устанавливается из настройки смен, но может быть изменено. Если рабочее время равно 0, то это выходной день и показывается красным цветом.
• Рабочее время в дневное и ночное рабочее время. В следующих четырех колонках указывается продолжительность рабочего времени в дневное (ночное) время. Кроме того, указывается и код табеля для этого времени. Данные устанавливаются автоматически в соответствии с настройкой вариантов, но могут изменяться руками.       

Закладка «Варианты»

На закладке вводится информация о рабочих сменах для этого графика. Если график не сменный, то смена только одна. Ее характеристики по умолчанию устанавливаются из начальной настройки, но могут быть изменены. Для сменных графиков данные вводятся по каждой смене. Для этого нужно перейти на закладку «Варианты» и  нажать кнопку создания записи. В открывшейся форме вводятся следующие показатели. 

• Номер смены. Формируется автоматически как номер по порядку.
• Название смены. Произвольное название смены.
• Начало от… до…. Время начала и окончания рабочей смены. Обратить внимание, что в поле вводится в часах и минутах, а не долях часа.
• Перерыв от…. Время начала перерыва в часах и минутах.
• Продолжительность перерыва. Вводится продолжительность перерыва в часах и минутах, а не время окончания!

• Смещение. Смещение этой рабочей смены в сутках по отношению к первой смене (см. документацию).
• Рабочее время всего. Вычисленная продолжительность рабочего времени с учетом времени начала, окончания рабочей смены и перерыва на обед.
•  Дневное (ночное) время. Продолжительность дневного (ночного) времени в зависимости от параметров смены. Вычисляется автоматически.
• Код колонки дневного (ночного) времени. Ввести коды использования рабочего времени в дневное и ночное время суток. Вводится по справочнику кодов колонок табеля. В большинстве случаев необходимо указать коды «Я» и «Н» - продолжительность работы в дневное (ночное) время.

Закладка «Итоги»

Информация на закладке, в основном, предназначена для информационных целей. Здесь показывается продолжительность работы по графику и для каждой смены  по месяцам, кварталам и в целом за год. Итоги можно посмотреть за любой год, в котором существует график. Предусмотрен просмотр данных по месяцу в форме календаря (по кнопку Alt-C), а также изменение продолжительности рабочего времени за конкретную дату (кнопка Alt-D). Эта правка будет распространяться на всех сотрудников, которые работают по этому графику. .   

Ввод кодов колонок табеля

Для указания видов использования рабочего времени используются условные буквенные коды. Стандартный набор кодов определен в форме «Табель рабочего времени», однако организация имеет право изменять коды и вводить новые коды.

В системе БЭСТ разработан специальный справочник кодов колонок табеля, в котором содержатся не только сами коды, но и ряд дополнительных характеристик, которые упрощают ведение табельного учета. Для ввода и корректировки записей в справочник необходимо выполнить следующие действия

1. Войти в режим работы с графиками Справочники приложения \ Коды колонок табеля.
2. Нажать на кнопку создания записи F4 и заполнить реквизиты открывшейся формы.

• Код. Пользовательский код колонки. Ввод обязательный. Желательно использование унифицированных кодов.
• Системная. Признак системной записи. При наличии этого признака ограничена модификация некоторых полей записи. Поле не вводится.
• Наименование. Произвольное наименование кода колонки табеля.
• Код цифровой. Унифицированный цифровой код колонки (любой уникальный код).
• Код буквенный для униф.формы. Унифицированный буквенный код колонки (как в унифицированной форме табеля).
• Группа. Группа видов использования рабочего времени. Выбрать из справочника. Ввод обязательный.
• Колонка табеля в «Зарплата». Код данной колонки в подсистеме «Заработная плата». Поскольку зарплата может функционировать самостоятельно, то возможны и расхождения в кодировке данных. Эта настройка устраняется расхождения.
• Входимость в фонд рабочего времени. Признак входимости в фонд рабочего времени. Если признак установлен, то рабочее время, отмеченное этим кодом, в ходит в фонд рабочего времени.
• Входимость в среднесписочную. Признак входимости в среднесписочную численность. Если признак установлен, то рабочее время, отмеченное этим кодом, в ходит в среднесписочную численность.
• Способ ввода кода начисления. Позволяет выбрать способ ввода вида начислений (из этого справочника, из приказа (например, на прием или перевод) или вид оплаты не вводится).
• Контролировать заполнения вида оплаты. Если признак установлен, то для данного кода колонки табеля код вида оплаты вводится обязательно.
• Учет продолжительности. Единица измерения продолжительности (в рабочих или календарных днях). Ввод обязательный. 
• Учет рабочего времени. Единица измерения рабочего времени ( в часах, в днях, в днях и часах). Ввод обязательный.